Padang (ANTARA) - Mengatur keuangan perusahaan sering kali merupakan hal yang tidak mudah untuk dilakukan. Tanpa ketelitian serta akurasi yang tinggi, bisa jadi catatan keuangan mengalami kesalahan. Lain halnya jika menggunakan software akuntansi online. Dengan hal tersebut tentunya bukan hanya mempercepat pekerjaan namun juga membantu untuk tingkat akurasi pencatatan yang lebih tinggi.
Oleh sebab itu penggunaan software akuntansi secara online mulai menjadi kebutuhan primer bagi banyak perusahaan. Terutama untuk perusahaan besar dengan arus kas yang padat dan catatan keuangan yang dapat berganti setiap waktu. Tidak hanya memberikan manfaat, namun tentu saja ada banyak tujuan lain dari penggunaan software ini.
Software akuntansi online sendiri merupakan seperangkat sarana yang mendukung pencatatan keuangan perusahaan secara otomatis. Dalam pelaksanaannya, sistem ini bekerja dengan basis server online atau ada pula yang memanfaatkan penggunaan cloud database untuk menyimpan seluruh data maupun informasi yang diinput.
Dengan adanya sistem yang lebih praktis ini, banyak perusahaan berharap dapat melakukan efisiensi dan efektivitas pekerjaan yang lebih baik. Selain dari pada hal tersebut, masih banyak tujuan penggunaan software akuntansi dengan basis online tersebut. Dilansir dari Jurnal.id di halaman situsnya www.jurnal.id/id/ Beberapa tujuan yang cukup umum dalam mendasari keputusan perusahaan memanfaatkan penggunaan software akuntansi secara online ini adalah sebagai berikut.
Memudahkan Pemantauan Arus Kas Harian
Salah satu tujuan penting menggunakan software akuntansi online yaitu untuk membantu perusahaan melakukan pemantauan arus kas yang lebih mudah. Apalagi arus kas harian dalam perusahaan bisa berubah secara real time. Setiap terdapat aktivitas keuangan, artinya laporan arus kas juga harus tercatat secara sistematis dan akurat.
Maka dari itu banyak perusahaan menggantungkan ketepatan serta akurasi tersebut melalui penggunaan software yang mendukung program akuntansi berbasis online tersebut. Aktivitas yang berjalan real time tentu akan memakan waktu lebih banyak jika dilakukan pencatatan secara online. Belum lagi kemungkinan adanya transaksi keuangan yang terlewat. Sehingga cara satu-satunya untuk menghindari hal tersebut yaitu menggunakan software yang jauh lebih otomatis dan sudah tentu lebih efektif.
Berkat adanya sistem online, pencatatan dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja secara real time. Sehingga perusahaan dapat dengan mudah melakukan pemantauan pada arus kas kapan saja dibutuhkan. Termasuk melakukan pemantauan dengan cara yang mudah melalui gadget seperti smartphone maupun tablet.
Mengelola Utang dan Piutang
Software akuntansi yang menggunakan basis online juga memudahkan perusahaan dalam meninjau seluruh utang dan piutang yang dimiliki oleh perusahaan. Maka dari itu salah satu tujuan penting penggunaan sistem online ini yaitu untuk membantu pengelolaan utang dan piutang perusahaan yang lebih sistematis dan terstruktur.
Kebanyakan penggunaan sistem akuntansi manual memiliki resiko membawa pada kesalahan dalam mencatatkan mana utang dan mana yang piutang. Namun berbeda halnya saat menggunakan software yang telah disiapkan untuk melakukan hal tersebut secara otomatis dengan akurasi yang tinggi. Resiko kesalahan pencatatan jauh lebih minim. Sehingga secara tidak langsung juga membantu perusahaan menghindari adanya kerugian akibat kesalahan pencatatan tersebut.
Berkat adanya sistem akuntansi yang berjalan secara online, maka perusahaan dapat dengan mudah melihat catatan utang serta piutang setiap saat. Perusahaan juga dapat melakukan pengelolaan yang lebih mudah secara real time dimana saja. Dengan adanya sistem penggunaan software ini yang berbasis aplikasi, maka tentunya baik catatan jatuh tempo utang maupun piutang dapat diketahui setiap saat.
Membantu Pengawasan Inventaris Yang Lebih Efektif
Salah satu kelebihan yang ditawarkan oleh kebanyakan software akuntansi online yaitu fitur untuk melakukan pencatatan inventaris perusahaan secara tersistem dan akurat. Hal ini merupakan salah satu nilai lebih yang membuat banyak perusahaan mempercayakan laporan inventarisnya pada aplikasi akuntansi tersebut.
Hal ini terutama jika menggunakan software atau aplikasi yang memiliki basis online. Dimana pencatatan inventaris dapat dilakukan kapan saja dan sewaktu-waktu. Selain itu dari sisi pengawasan, hal ini juga dapat dilakukan kapan saja. Perusahaan dapat memasukkan daftar inventaris dengan mudah, dan melakukan pengelolaan inventaris dengan mudah pula.
Oleh sebab itu menggunakan aplikasi akuntansi yang tepat dengan basis online ini merupakan hal yang sering kali dipertimbangkan oleh sebagian besar perusahaan yang memiliki banyak inventaris. Dengan harapan supaya seluruh inventaris dapat tercatat dengan baik tanpa ada yang berpotensi terlewatkan. Pengawasan terhadap daftar inventaris juga jauh lebih sederhana, lebih efektif, dan tentu jauh lebih efisien.
Menghemat Waktu Dan Biaya
Dibandingkan melakukan pencatatan manual, tentu saja menggunakan software dipandang jauh lebih efisien dan efektif. Pencatatan secara manual membutuhkan ketelitian sehingga membuat personel pelaksananya harus meluangkan cukup banyak waktu untuk memastikan tidak terjadi kesalahan. Lain halnya saat menggunakan software yang hanya membutuhkan input esensial dan kemudian perhitungan lainnya akan dilakukan secara otomatis.
Inilah salah satu dasar dan tujuan dari penggunaan software akuntansi online yang dapat membuat hal tersebut berjalan lebih efektif, efisien, lebih mudah dan tentu saja lebih cepat. Apalagi sistem online dapat diakses kapan saja dan dimana saja. Bahkan dapat pula diakses menggunakan smartphone maupun tablet. Sehingga tentu saja tidak perlu meluangkan waktu untuk menempuh perjalanan menuju kantor, namun dapat dilakukan dimana saja.
Dengan kemudahan yang ditawarkan tersebut, tentu saja di satu sisi dapat membantu melaksanakan penghematan biaya operasional kantor. Selain itu juga memberikan efisiensi waktu yang lebih optimal dalam melakukan pencatatan keuangan hingga menerbitkan laporan keuangan. Semua dapat dilakukan dengan cepat dan mudah tanpa resiko terjadi kesalahan maupun human error saat melakukannya.
Mendukung Penyusunan Invoice Otomatis
Kebutuhan perusahaan termasuk dalam membuat serta menerbitkan invoice untuk keperluan penagihan kepadan konsumen. Oleh sebab itu setiap staff keuangan perusahaan umumnya memiliki tanggung jawab untuk membuat invoice tersebut. Namun tentunya pembuatan invoice secara manual membutuhkan waktu dan ketelitian yang cukup tinggi.
Di satu sisi menggunakan software tentu akan mempermudah seluruh pekerjaan invoice tersebut. Mulai dari membuat format invoice yang ditujukan pada konsumen, hingga mengirimkan invoice dan menerima pembayaran atas invoice, semua dapat dicatat secara real time dan akurat berkat penggunaan software akuntansi. Terutama saat menggunakan sistem akuntansi yang menggunakan basis online. Maka hal ini dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja dengan mudah.
Hal ini juga yang mendasari atau menjadi tujuan pemilihan penggunaan software akuntansi online oleh kebanyakan perusahaan. Pembuatan dan pengiriman yang otomatis dapat membantu mempersingkat waktu yang diperlukan dibanding menerbitkan invoice secara manual. Belum lagi fitur dalam menerima pembayaran invoice maupun pengingat jatuh tempo saat invoice tertentu harus dibayarkan. Sehingga secara tidak langsung hal ini juga membantu menghindarkan perusahaan dari resiko kerugian akibat keterlambatan pembayaran invoice.
Menampilkan Laporan Laba Rugi
Tentunya melakukan analisa keuangan yang terpenting yaitu melihat seperti apa trend kondisi keuangan di dalam perusahaan. Maka dari itu umumnya perusahaan akan menerbitkan laporan keuangan berupa laporan laba rugi yang sistematis. Sehingga nantinya dapat memberikan pandangan apakah perusahaan mengalami kerugian atau mengalami keuntungan.
Penggunaan software akuntansi online memiliki tujuan untuk mendukung pelaksanaan hal ini yang lebih mudah dan lebih efektif. Berkat berbagai macam fitur yang umumnya terselip pada software akuntansi, tentunya menerbitkan laporan laba rugi secara otomatis bukan merupakan hal yang sulit. Cukup menuju pada fitur laporan dan seketika memunculkan laporan tersebut untuk dapat dianalisa sesuai kebutuhan.
Dengan tampilan otomatis dari penggunaan software akuntansi, maka laporan laba rugi dapat dilihat dan dipantau dengan baik setiap saat oleh para dewan direksi. Selain itu dari laporan ini maka perusahaan dapat mengambil langkah praktis setiap saat terkait hasil laporan laba rugi yang ditampilkan oleh software tersebut.
Memudahkan Pelaksanaan Audit
Sangat penting dalam sebuah perusahaan untuk melakukan audit keuangan yang dilakukan secara berkala. Hal ini membantu untuk menghindari resiko adanya kecurangan maupun ketidak sesuaian di dalam keuangan perusahaan. Maka dari itu banyak perusahaan pada akhirnya memutuskan untuk menggunakan aplikasi akuntansi yang menggunakan basis online.
Dengan sistem online, hal ini akan membantu pelaksanaan audit yang lebih optimal, baik dari sisi menyajikan laporan hingga memberikan catatan keuangan yang tepat dan akurat. Sehingga dengan demikian tim auditor dapat melihat seperti apa jalannya keuangan perusahaan selama waktu tertentu dengan baik. Termasuk melihat adanya resiko penyelewengan dana keuangan perusahaan dan semacamnya yang mungkin untuk terjadi.
Tentu saja salah satu tujuan dari penggunaan software akuntansi online yaitu mendukung pelaksanaan audit yang lebih efektif tersebut. Sehingga melakukan audit secara berkala tidak akan mengalami hambatan. Bahkan melaksanakan audit sewaktu-waktu juga tidak akan menjadi masalah. Karena dengan adanya software maka pelaporan dan informasi terkait keuangan perusahaan dapat tersedia kapan saja dibutuhkan dengan mudah. Tidak perlu membuat laporan terlebih dahulu dalam waktu yang cukup lama, semua dapat diakses secara otomatis dan kemudian dicetak dengan mudah.
Memberikan Landasan Pengambilan Keputusan
Salah satu tujuan penting berikutnya dari penggunaan software akuntansi online yaitu untuk memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan sewaktu-waktu. Terutama yang terkait dengan kondisi keuangan perusahaan sepenuhnya. Berkat informasi keuangan secara online dan real time, maka perusahaan dapat melihat trend keuangan perusahaan secara akurat dengan cepat.
Hal inilah yang membantu para direksi perusahaan melakukan tindakan lebih lanjut. Terutama jika terdapat potensi kerugian yang dapat membahayakan keuangan perusahaan. Tentunya dengan software akuntansi yang menggunakan basis online, maka keputusan-keputusan strategis dapat segera diambil dengan tepat.
Berkat adanya laporan yang sistematis dan mudah diakses setiap saat, artinya perusahaan dapat memperoleh gambaran kondisi keuangan perusahaan kapan saja dibutuhkan. Apalagi dengan basis online yang membuat siapa saja dapat melihat dan melakukan akses terhadap laporan tersebut. Sehingga memudahkan para direksi maupun staff keuangan berdiskusi ataupun memberikan jalan keluar masing-masing terhadap permasalahan yang muncul pada keuangan perusahaan.
Itulah sebagian besar tujuan penggunaan software akuntansi online pada berbagai macam bisnis dan perusahaan. Mulai dari yang berskala kecil hingga yang memiliki skala besar. Dengan memanfaatkan penggunaan software akuntansi berbasis online tersebut, tentunya pencatatan keuangan dapat berjalan lebih baik, lebih efektif, dan lebih optimal.
