Padang, (AntaraSumbar) - Kantor Arsip Kota Padang, mulai saat ini sudah memiliki sistem informasi arsip statis berbasis website, sehingga dapat di akses dengan alamat arsip.padang.go.id.
"Sistem arsip statis berbasis web tersebut dibuat karena kegiatan manajemen arsip statis yang dilakukan selama ini belum efektif, sehingga banyak arsip statis yang masih dalam keadaan belum tertata," jelas Kepala Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi Kota Padang, Swesti Fanloni di Padang, Kamis.
Ia mengatakan tujuan dari arsip statis web ini adalah untuk menyelamatkan dokumen-dokumen arsip, sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.
Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
"Jadi kami rasa berdasarkan amanat UU ini jelas, bahwa upaya menyelamatkan itu menjadi tanggung jawab pemerintah daerah yang dilaksanakan oleh lembaga kearsipan daerah," katanya.
Swesti menyebutkan, sistem arsip statis berbasis website merupakan langkah jangka pendek yang dilakukan pada tahun ini, sementara untuk jangka menengah kantor arsip juga akan terhubung dengan SKPD-SKPD Kota Padang.
"Jadi sejak dinamis sudah dilakukan upaya-upaya untuk menyelamatkan sudah dilakukan," katanya.
Ia menambahkan, tujuan lain dari sistem ini adalah untuk mengoptimalkan kualitas pelayanan arsip statis dan meningkatkan informasi-informasi yang dibutuhkanoleh masyarakat, sehingga arsip yang bermanfaat untuk semua pihak dapat mudah diakses.
Sementara itu, Asisten III Pemkto Padang Corri Saidan, mengatakan Integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi merupakan hal mutlak yang harus dilakukan agar kendala-kendala yang muncul dapat diatasi.
"Hal-hal yang perlu dilakukan secara teknis adalah mengalih mediakan arsip statis dari bentuk kertas menjadi bentuk digital," ujar Corri.
Tim teknis Pemerintah Kota Padang melalui Bidang Kominfo, lanjut Corri, tengah mengupayakan fasilitasi penyediaan hosting dan domain. Juga telah merancang website Kantor Arsip, Perpustakaan dan Dokumentasi dan menambah variasi konten pada website tersebut.
"Saat ini arsip statis yang telah dialihmediakan menjadi bentuk digital dalam sebuah aplikasi baru berjumlah 10.200 lembar," tambahnya. (cpw9)
