Padang, 28/1 (Antara) - Universitas Andalas (Unand) Padang mulai menerapkan sistem administrasi kantor elektronik atau e-Office untuk mempermudah kegiatan proses administrasi mulai Februari 2015. "Penerapan e-Office ini bertujuan untuk mempercepat pekerjaan kantor yang berkaitan dengan proses administrasi terutama surat menyurat," kata Wakil Rektor II Unand, Herri di Padang, Rabu. Dia menyebutkan dalam penggunaan e-Office ini pegawai hanya melakukan kopi dokumen atau scan sebelum kemudian di unggah melalui e-Office. Tentunya hal ini menuntut pegawai untuk lebih mendalami dan mempelajari sistem baru ini. Sebab menurutnya sistem e-Office ini mengharuskan pegawai untuk mahir dalam melakukan kopi dokumen atau scan serta penggunaan jaringan internet. Untuk itu katanya, guna mendukung penerapan sistem ini telah dilakukan sosialisasinya pada Selasa (28/1). "Penerapan e-Office ini juga dapat menghemat anggaran belanja," katanya. Menurutnya dengan e-Office ini proses surat menyurat akan lebih praktis dan mudah. Sebab hanya masuk dan keluar melalui jaringan Internet. Dengan begitu anggaran belanja untuk pembelian Kertas dapat dikurangi, katanya. Implikasinya dapat mengurangi beban pengeluaran Unand, katanya. Sementara itu Kepala Lembaga Pengembangan Teknologi dan Informasi Komunikasi (LPTIK) Unand Ahmad Syafruddin Indrapriyatna Menjelaskan bahwa sistem e-Office ini merupakan bentuk aplikasi. Dalam proses surat masuk pejabat hanya perlu membuka aplikasi dan membaca surat yang masuk seperti halnya e-mail. Kemudian masing-masing pejabat menindaklanjuti surat yang masuk dengan membuat disposisi kepada jabatan di bawahnya. Selanjutnya pejabat terendah memberikan balasan kepada atasanya, dan begitu seterusnya, Kata Ahmad. Sedangkan untuk surat keluar, pejabat membuat konsep surat keluar. Kemudian surat ini ditindaklanjuti dengan melakukan scan untuk proses pengagendaan seperti halnya cara biasa, ujarnya. Ahmad berharap dengan adanya sistem e-Office ini dapat memudahkan kerja pegawai sehingga sasaran yang dicapai akan lebih meningkat. (**/den)
Unand Padang Terapkan "E-Office" untuk Mempermudah Administrasi
