Solok (ANTARA) - Wali Kota (Wako) Solok Zul Elfian Umar mengharapkan pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di daerah setempat dapat mengelola arsip dengan baik setelah digelarnya Bimtek peningkatan wawasan dan kapasitas kearsipan di Aula D’relazion.
Zul Elfian di Solok, Senin memberikan apresiasi yang setinggi-tingginya atas terselenggaranya kegiatan Bimtek tersebut serta ia berharap semoga bimbingan teknis kearsipan ini dapat berjalan dengan baik dan lancar.
"Kami juga berharap hasilnya akan bermanfaat bagi kita semua terutama dalam upaya kita meningkatkan mutu dan kualitas perangkat daerah di lingkungan pemerintah Kota Solok dalam hal pengelolaan arsip," ujar dia.
Menurutnya kearsipan merupakan salah satu urusan wajib dalam penyelenggaraan pemerintahan di negara kita. Sebagai urusan wajib tentunya setiap perangkat daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan wajib melaksanakan dan menjalankan urusan kearsipan ini.
"Oleh sebab itu, mau tidak mau setiap kita yang setiap hari membuat dan menghasilkan administrasi persuratan wajib memahami bagaimana pengelolaan sebuah arsip," kata dia.
Selain itu, Zul juga mengatakan dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan inovatif dapat dilakukan salah satunya melalui pengelolaan kearsipan.
Ia menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik harus melibatkan kepedulian pimpinan OPD, tidak sekedar menjadi beban pengelola arsip.
“Guna mendukung nilai Pengawasan Kearsipan Kota Solok di tingkat Provinsi Sumatera Barat dan Nasional, Kami mengajak setiap OPD untuk melaksanakan penyelenggaraan kearsipan dengan baik dan memfasilitasi sarana dan prasarana pendukung pengelolaan arsip,” ucap dia.
Selain itu, pemerintah Kota Solok mempunyai komitmen yang kuat dalam upaya penyelenggaraan kearsipan ini mulai dari pembinaan arsip, bimbingan teknis, pengembangan pengelolaan arsip berbasis elektronik, rencana pengawasan kearsipan sampai menerbitkan berbagai aturan dan ketentuan terkait kearsipan.
Diantaranya adalah Peraturan Wali kota Solok Nomor 100 Tahun 2017 tentang Tata kearsipan Kota Solok dan Peraturan Walikota Solok Nomor 43 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip yakni daftar yang berisi jenis dan berapa lama umur arsip disimpan.
Dalam hal pembinaan pengelolaan arsip telah dilaksanakan secara bertahap baik secara langsung maupun tidak langsung. Pada tahun lalu telah selesai pula disusun tambahan urusan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan SKKAAD, maka dari itu Pemerintah Kota Solok sudah memenuhi 4 pilar kearsipan yang menjadi landasan penyelenggaraan kearsipan, yaitu:
1. Tata Naskah Dinas;
2. Kode Klasifikasi Arsip;
3. Jadwal Retensi Arsip (JRA);
4. Sistem keamanan akses arsip (SKKAAD)
Dengan telah terpenuhinya 4 pilar kearsipan ini, Pemerintah Kota Solok melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bersama Inspektorat sudah bisa melaksanakan program kearsipan nasional yaitu Pengawasan/ Audit Kearsipan Internal bagi OPD di lingkungan Pemerintah Kota Solok.
Pengawasan kearsipan dilaksanakan untuk mengukur kepatuhan dan kepemahaman pelaksanaan kearsipan di seluruh perangkat daerah. Dengan adanya pengawasan akan menumbuhkan kesadaran dan rasa tanggungjawab terhadap pengelolaan arsip di setiap perangkat daerah.
“Kami berharap kegiatan Bimbingan teknis kearsipan ini dapat membangun kesadaran akan pentingnya arsip sebagai nilai informasi, sehingga tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) dapat terwujud melalui tata kelola arsip yang baik pula” tutup Wako.
Sebelumnya Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok Wadirman menyebutkan tujuan dari kegiatan ini untuk mempersiapkan kearsipan yang baik, meningkatkan wawasan dan pengetahuan teknis di setiap perangkat daerah serta mewujudkan kesadaran dan komitmen tentang pentingnya kearsipan.
“Diharapkan kepada setiap OPD dapat mempersiapkan pengelolaan arsip yang baik kedepannya,” ucapnya.
