Arsip adalah dokumen yang berkaitan dengan administrasi dan pengarsipan dari berbagai kegiatan yang dilakukan oleh instansi ini yang mencakup surat-surat, laporan kegiatan, rekapitulasi anggaran, data pegawai, data pelayanan publik, data infrastruktur, dokumen hukum, dan sebagainya.
"Pengelolaan arsip pemerintahan secara tepat sangat dibutuhkan untuk menjaga dan melestarikan dokumen-dokumen agar dapat digunakan dan ditemukan kembali dikemudian hari," kata Ketua Tim Peneliti Novadilastri, SE, MM di Padang, Jumat.
Selain itu, sebut dia, arsip pemerintahan juga sangat dibutuhkan sebagai sumber informasi yang dapat membantu pengambilan keputusan oleh pihak pemerintahan dan lembaga terkait lainnya.
Oleh karena itu, salah satu instansi yang akan melaksanakan kegiatan penataan arsip adalah Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat.
Sebab selama ini dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat mengelola kurang lebih 30 sampai 60 surat setiap bulan.
"Pengelolaan arsip masih menerapkan sistem konvensional,surat masuk dan surat keluar masih dilakukan secara manual. Arsip surat masuk dan surat keluar masing-masing disimpan dalam map arsip. Pada masing-masing map arsip belum dipisahkan jenis surat berdasarkan subjek atau perihal serta tidak tertata dengan baik,"ungkapnya.
Dampaknya sistem konvensional itu, tambah dia, terungkap beberapa kendala yang dihadapi oleh Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat dalam melakukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah butuh waktu yang cukup lama dalam mencari surat tertentu.
Selain itu, terkadang ada beberapa fisik surat yang sudah tidak ditemukan lagi apabila dibutuhkan kembali. Pencatatan secara manual terkadang menyebabkan kurang jelasnya pada buku agenda sehingga menyulitkan dalam proses pengolahan data.
Menurut dia, salah satu solusi untuk mengatasi masalah serta mempermudah pengelolaan arsip adalah melalui perancangan sistem arsip berupa digital.
Terkait, manfaat penerapan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip yaitu penyimpanan arsip dapat lebih efisien serta adanya kemudahan dalam menemukan arsip saat diperlukan.
Anggota peneliti Afifah, SE., M.Si menambahkan, Microsoft Access merupakan program pengolahan data base yang dapat mengolah berbagai jenis data serta membuat hasil akhir berupa laporan dengan tampilan yang lebih menarik.
Program ini menggunakan tampilan grafis yang sederhana sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access memiliki kelebihan seperti: Aplikasi sangat mudah didapatkan, mudahnya membuat hubungan antar tabel, adanya fasilitas untuk pengamanan data, dan dapat menyimpan data atau file dalam jumlah besar.
"Manfaat Microsoft Access berbasis data base yang paling utama adalah untuk memudahkan dalam mengakses data informasi yang saling berhubungan.
Pencatatan surat masuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi dengan baik dapat mengurangi kesalahan dalam menangani dokumen surat menyurat, dan akan memudahkan melakukan akses data serta dalam mencari data dan input data,"katanya.
Tim peneliti Maya Permata Sari, SE.,MM menyebutkan dalam penelitian yang dilakukan tim juga diperkuat dengan reperensi penelitian terdahulu yang relevan.
Dalam penelitian yang dilakukan objek adalah arsip aktif berupa arsip surat masuk dan surat keluar yang dikelola oleh unit Tata Usaha kantor Sekretariat DPRD Prov. Sumbar.
Arsip aktif yang menjadi objek penelitian adalah arsip pada 2021 sampai dengan tahun 2023 karena arsip ini yang tersedia dan masih tersimpan di beberapa map dan lemari kantor.
Lokasi penelitian berada di kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Barat beralamat Jalan Khatib Sulaiman No. 87, Padang, Sumatera Barat. Penelitian akan dilaksanakan dari April sampai Oktober 2023, dengan tim peneliti Novadilastri, SE, MM, Afifah, SE., M.Si, Maya Permata Sari, SE,.MM dan
Neshy Aulia Sani.
Pertama, menu login dimana sistem penyimpanan arsip surat ini menggunakan sistem keamanan yaitu akses login. Bagian kedua, rancangan tabel penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar. Ketiga relasi tabel, untuk menghubungkan field pada tabel klasifikasi arsip dengan field pada tabel surat masuk dan surat keluar.
Keempat form penyimpanan surat masuk dan surat keluar. Bagian kelima, rancangan laporan surat masuk dan surat keluar berfungsi untuk menampilkan seluruh data yang sudah diinput pada form. Pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Barat laporan ini berfungsi untuk mengetahui arsip surat masuk dan arsip surat keluar pada suatu periode tertentu.
Bagian ke enam rancangan switchboard merupakan sebuah menu utama yang berfungsi untuk mempermudah pengguna dalam menjalankan sistem penyimpanan yang sudah dirancang.
Menu utama terdapat menu input data, menu laporan, menu keluar.
Anggota peneliti Neshy Aulia Sani menambahkan bahwa sistem penyimpanan arsip surat pada Sekretariat DPRD Sumbar dirancang untuk mempermudah karyawan dalam menyimpan arsip surat.
Kemudian sistem yang digunakan untuk menyimpan surat adalah sistem subjek dan menggunakan kode klasifikasi sebagai kode arsip, pengkodean dilakukan dengan berpedoman pada “Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang Kode Klasifikasi Arsip Dilingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah”.*
