Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Solok wujudkan pemerintahan kota sadar arsip

Jumat, 29 Oktober 2021 16:16 WIB

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok menggelar rapat koordinasi bersama OPD lingkup Kota Solok tentang kearsipan. (Antarasumbar/Diskominfo Kota Solok)

Rakor tersebut dikuti oleh 34 peserta dari OPD Kota Solok dengan Narasumber Arsiparis Madya dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat,

Solok (ANTARA) - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok terus berupaya mewujudkan agar pemerintah setempat sadar arsip yang dilakukan melalui kegiatan rapat koordinasi (Rakor) kearsipan dengan tema meningkatkan budaya sadar arsip menuju tertib pengelolaan arsip.

Menurut Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok Wadirman di Solok, Jumat, arsip selama ini dipahami hanya sebagai kumpulan kertas-kertas lama, usang dan berdebu. Tanpa dipahami bahwa ada informasi penting di dalamnya.

Ia juga mengatakan arsip sebagai informasi haruslah dikelola secara serius dan tidak lagi asal-asalan. Selain itu, kata dia tanpa adanya arsip kita tidak mempunyai rekaman peristiwa maupun kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka pelaksanaan kegiatan berbangsa dan bernegara.

Untuk itu, ia mengatakan perlu diadakan rapat koordinasi kerasipan dengan tujuan untuk mewujudkan gerakan sadar tertib arsip di Kota Solok serta menumbuhkan kesadaran kepada setiap OPD untuk mengelola dan menata arsip dengan benar dan sesuai dengan amanat perundang- undangan yang berlaku.

"Rakor tersebut dikuti oleh 34 peserta dari OPD Kota Solok dengan Narasumber Arsiparis Madya dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat, Yeni Fitria," ujar dia.

Ia mengharapkan kepada kepala OPD agar tidak mengganti pengelola arsip setiap tahun karena akan menyulitkan dalam penataan dan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

Pada kegiatan itu juga diadakan penyerahan buku Jadwal Retensi Arsip (JRA) kepada 13 OPD Kota Solok dengan 15 urusan JRA, yaitu urusan kesehatan, urusan pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, urusan komunikasi dan informasi, urusan pendidikan dan kebudayaan.

Selanjutnya urusan pekerjaan umum dan perumahan rakyat, urusan koperasi dan usaha kecil menengah, urusan lingkungan hidup, urusan pariwisata, urusan permodalan, urusan perdagangan, urusan perindustrian, urusan tenaga kerja, urusan sosial, urusan pemuda dan olahraga, serta urusan perhubungan.

Di samping itu, Staf Ahli Pemerintahan, Hukum dan politik Zulfadli mengatakan arsip ini merupakan salah satu bentuk kegiatan penyelamatan dan pemeliharaan arsip agar dapat memberikan informasi autentik, utuh dan terpercaya serta sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi dalam pelaksanaan berbagai kegiatan.

Selain itu, sebagai bahan bukti dalam kepentingan proses peradilan serta sebagai bentuk pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang, oleh karena itu arsip sangatlah penting untuk dijaga dan diselamatkan.

“Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012, telah mengatur dan mewajibkan setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD dan perguruan tinggi negeri untuk mengelola arsipnya dari sejak penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah,” kata Zulfadli.

Ia juga mengatakan rapat koordinasi ini bisa menjadi momentum untuk pengelolaan arsip tidak hanya fokus secara konvensional tapi juga secara digital. Pengelolaan arsip secara digital dan terintegrasi menjadikan tata kelola pemerintahan yang baik, efektif dan efisien.