Problematika ePUPNS

ImplementasiePUPNS berpijak pada Undang-Undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur SipilNegara. Undang-Undang ini mengharuskan pemerintah untuk melakukan penataanulang sistem informasi kepegawaian karena dinamika perubahan organisasi danpemekaran wilayah serta adanya perubahan dalam manajemen kepegawaian termasukdi dalamnya manajemen ASN. Kegiatan PUPNS terakhir dilakukan pada tahun 2003dan pemerintah mengatakan perlu dilakukan PUPNS secara periodik minimal setiap10 tahun sekali.

Kehadiran ePUPNSbertujuan untuk memperoleh data yang akurat, terpercaya dan terintegrasi,sebagai dasar kebutuhan dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ASNyang mendukung pengelolaan manajemen ASN yang rasional sebagai sumber dayaaparatur negara. Disamping itu juga perlu membangun kepedulian dan kepemilikan(sense of awareness/ownership) PNSterhadap data kepegawaiannya. Sedangkan bentuk data yang dibutuhkan adalahberupa data pokok kepegawaian, data riwayat, data sosial ekonomi, self assessment (penilaian diri), danlainnya.

Dalam melakukanpengisian ePUPNS terdapat beberapa hambatan yang dirasakan oleh ASN. Kendalayang paling sering dikeluhkan adalah server sibuk. Kondisi ini memaksa ASNuntuk bersabar dan bekerja ekstra bahkan hingga larut malam. Pemerintah telahberupaya melakukan pembagian jadwal pengisian sesuai wilayah kerja BadanKepegawaian Negara akan tetapi server masih saja sibuk. Ditambah dengan bataswaktu yang diberikan oleh masing-masing verifikator sangat singkat sehingga membuatASN menjadi panik.

Kondisi demikiantidak perlu terjadi apabila BKN sungguh-sungguh menjalankan fungsinya. Salahsatu fungsi BKN adalah melakukan penyimpanan informasi pegawai ASN yang telahdimutakhirkan oleh instansi pemerintah serta bertanggungjawab atas pengelolaandan pengembangan sistem informasi ASN. Data kepegawaian ASN mulai dari tahunpertama pengangkatan, pelantikan sebagai pejabat negara, pindah tugas, tugasbelajar hingga pensiun sudah terangkum pada program kerja Badan KepegawaianDaerah (BKD) dan untuk seterusnya disampaikan kepada BKN sesuai regionalmasing-masing. Apabila BKN menjalankan fungsinya dengan baik, maka pengisianePUPNS cukup dilakukan oleh BKN regional masing-masing daerah tanpa dibebankanpada masing-masing ASN.

Hambatan lainyang membuat pengisian ePUPNS belum berjalan dengan optimal adalah kurangnya sosialisasi.Sosialisasi menjadi penting dan berguna sebagai bentuk pengenalan program dansekaligus membimbing ASN mengenai tatacara pengisian data. Sosialisasi jugamerupakan wadah mengajukan pertanyaan bilamana ada hal yang kurang dipahamiatau hal penting yang ingin diketahui. Namun sangat disayangkan, sosialisasibelum pernah dilakukan. Hal ini membuat para ASN kewalahan dan bertanya padateman seprofesi yang belum tentu kebenarannya.

Kendalaselanjutnya adalah masih terdapat ASN yang gagap teknologi (gaptek). Hal iniberakibat pada kesulitan untuk mengisi data. Pada sebuah sekolah, sejumlah gurumenyuruh operator sekolah untuk mengisi ePUPNS masing-masing guru. Tentunya halini memberatkan operator dan membutuhkan waktu yang lama ditambah dengan serveryang selalu sibuk. Jika satu sekolah memiliki 10 orang guru, maka operatorbekerja ekstra untuk mengisikan data 10 orang guru tersebut, sedangkan bataswaktu yang diberikan masing-masing SKPD sangat terbatas.

Bertolakbelakang dengan hambatan yang dirasakan oleh ASN, Pemerintah memberikan sanksi tegaskepada ASN yang tidak tercatat dalam database ASN Nasional di BKN. Sanksi yangdiberikan berupa tidak akan mendapat layanan kepegawaian. Disamping itudinyatakan berhenti/pensiun. Pemberlakuan punishmenttersebut tidak sejalan denganfasilitas yang disediakan oleh pemerintah. Selain itu sanksi tersebut tidakbijak dan tidak memiliki nilai edukatif. Sebaiknya BKN turun ke lapangan untukmelakukan monitoring perkembangan pengisian ePUPNS dan sekiranya menemukanadanya sejumlah ASN yang gagap teknologi diberikan pelatihan dan dibimbing agarmampu mandiri mengerjakan pengisian ePUPNS.

Berdasarkantujuan yang ingin diraih, program ePUPNS sangat bagus dalam hal manajemenkepegawaian. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan suatuorganisasi, karyawan dan masyarakat sebagai user(pengguna) dari layanan yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah.Tujuan tidak mungkin terwujud tanpa diterapkannya manajemen yang bagus,termasuk melakukan pendataan ulang ASN yang dilakukan oleh Badan KepegawaianNegara.

Program ePUPNSyang tengah berjalan masih jauh dari kata optimal karena masih terbendungdengan problematika teknis, kualitas ASN yang tidak sepenuhnya menguasaiteknologi informasi, serta kurangnya komunikasi antara BKN dengan ASN padamasing-masing daerah. Semoga kedepannya BKN mampu melakukan pembenahan danmencarikan solusi yang bijak dan mendidik agar tujuan program ePUPNS dapattercapai dengan optimal. (Penulis: MahasiswaS2 Ilmu Komunikasi Unand)