Padang (ANTARA) - Dosen bersama mahasiwa Politeknik Negeri Padang (PNP) merancang pemyimpanan arsip aktif berbasis website di Kenagarian Salo, Kecamatan Baso, Kabupaten Agam, Provinsi Sumatera Barat.
Melalui perancangan penyimpanan arsip aktif secara digital agar lebih mudah dalam pengelolaannya ketimbang secara konvensional.
"Kami melakukan penelitian Nagari Salo, Kecamatan Baso, pengelolaan arsip masih manual. Didapat ada kendala dihadapi bagian Kaur Tata Usaha dan Umum," kata Ketua Tim Penelitian Novadilastri melalui rilis diterima di Padang, Sabtu.
Kantor Wali Nagari Salo, Kecamatan Baso, Agam satu lembaga pemerintahan terdepan yang terdiri dari tiga jorong yaitu Jorong Tigo Kampuang, Jorong Kuruak Kampung Panjang, dan Jorong Solok Baruah dengan luas wilayah 4,32 Km2
Selama ini dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya Kaur Tata Usaha (Kaur TU) dan Umum mengelola kurang lebih 30 sampai 60 surat menyurat setiap bulannya.
Hasil observasi dan wawancara tim peneliti dengan Kaur Tata Usaha (Kaur TU) dan Umum Kantor Wali Nagari Salo Kecamatan Baso menyatakan bahwa pengelolaan arsip masih menerapkan sistem konvensional di mana pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar masih dilakukan secara manual.
Arsip surat masuk dan surat keluar masing-masing disimpan dalam map arsip. Pada masing-masing map arsip belum dipisahkan jenis surat berdasarkan subjek atau perihal serta tidak tertata dengan baik.
Beberapa kendala yang dihadapi oleh Kaur Tata Usaha (Kaur TU) dan Umum Kantor Wali Nagari Salo Kecamatan Baso dalam melakukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah butuh waktu yang cukup lama dalam mencari surat tertentu.
"Terkadang ada beberapa fisik surat yang sudah tidak ditemukan lagi apabila dibutuhkan kembali,"sebutnya.
Pencatatan secara manual terkadang menyebabkan kurang jelasnya pada buku agenda sehingga menyulitkan dalam proses pengolahan data.
Melihat dari temuan penelitian itu, salah satu solusi untuk mengatasi masalah serta mempermudah pengelolaan arsip adalah melalui perancangan sistem arsip berupa digital sehingga manajemen kearsipan berjalan baik.
Manfaat penerapan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip yaitu penyimpanan arsip dapat lebih efisien serta adanya kemudahan dalam menemukan arsip saat diperlukan.
Eva Yeyet anggota tim penelitian menambahkan, web design menggunakan PHPRad Classic, yang merupakan program pengolahan data base. Sistem ini dapat mengolah berbagai jenis data serta membuat hasil akhir berupa laporan dengan tampilan yang lebih menarik.
Program ini menggunakan tampilan grafis yang sederhana sehingga memudahkan penggunanya. Program PHPRad Classic memiliki kelebihan seperti: Aplikasi sangat mudah didapatkan, mudahnya membuat hubungan antar tabel, adanya fasilitas untuk pengamanan data, dan dapat menyimpan data atau file dalam jumlah besar.
Ia mengatakan, manfaat PHPRad Classic berbasis data base yang paling utama adalah untuk memudahkan dalam mengakses data informasi yang saling berhubungan.
Pencatatan surat masuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi dengan baik dapat mengurangi kesalahan dalam menangani surat masuk dan surat keluar, memudahkan melakukan akses data serta dapat murah dalam mencari data dan input data.
"PHPRad Classic menyediakan pembuatan, konfigurasi, pengeditan halaman dan untuk mempublikasikan aplikasi yang telah selesai sepenuhnya dari dalam kerangka kerjanya dalam waktu sesingkat mungkin, dengan mudah,"ujarnya.
Berikut disajikan beberapa penelitian terdahulu terkait dengan penggunaan PHRad Classic sebagai pembuatan sistem berbasis web:
XAMPP juga disebut sebagai server yang dapat berdiri sendiri yang memungkinkan pengguna untuk memudahkan dalam menjalankan proses pengeditan, desain dan pengembangan aplikasi.
XAMPP dapat menghemat dana dikarenakan dapat menggantikan peran dari web hosting yang harus membayar untuk mendapatkan akses file, namun dengan menggunakan XAMPP file web disimpan ke dalam localhost agar bisa dipanggil atau dihubungkan melalui browser hanya saja belum dapat diakses secara realtime dan online oleh pengguna lain.
Anggota lainnya Jumyetti menyampaikan objek penelitian adalah arsip aktif berupa surat masuk dan surat keluar yang dikelola oleh unit Tata Usaha kantor Wali Nagari Salo Kecamatan Baso
Arsip aktif yang menjadi objek penelitian adalah arsip pada 2021 sampai dengan 2023, karena ini yang tersedia dan masih tersimpan di beberapa map dan lemari kantor.
Penelitian akan dilaksanakan dari bulan April sampai Oktober 2024 dengan jumlah terdiri atas Ketua Novadilastri, S.E., M.M dan anggota 1. Eva Yoyet, SE.,M.Si, 2. Jumyetti, SE.,M.Si serta seorang mahasiswa Aulia Darma Putra.
Rancangan aplikasi Arsip Berbasis Web Menggunakan Phprad Classic Pada Kantor Wali Nagari, dan telah dilakukan penandatanganan Berita Acara Serah Terima Produk Oleh Wali Nagari Salo Kecamatan Baso Bapak Ali Amran (Senin 28 Oktober 2024).*