Lubuk Sikaping (Antaranews Sumbar)- Dinas Pekerjaan Umum dan Tata Ruang (PUTR) Kabupaten Pasaman, berencana menerapkan aplikasi barcode untuk kegiatan pengarsipan dokumen kontrak di instansi tersebut, guna mewujudkan tertib administrasi.
Sekretaris Dinas PUTR Kabupaten Pasaman, M. Dwi Richi JP mengatakan, memanfaatkan bantuan teknologi barcode untuk kegiatan kearsipan, segala proses yang menggunakan sistem komputerisasi jadi lebih efektif dan efisiensi.
"Aplikasi berbasis teknologi informasi kontrak Barcode ini akan coba kita terapkan pada Dinas PUTR dalam waktu dekat. Ini adalah proyek perubahan saya sebagai peserta Diklat PIM III. Dimana tiap peserta diwajibkan membuat inovasi baru," kata M Dwi Richi, Selasa.
Teknologi dan sistem informasi merupakan suatu faktor penting dalam proses administrasi, khususnya dalam kegiatan pengarsipan. Proses pengarsipan yang masih menggunakan tenaga manual rawan menimbulkan pemborosan, baik biaya maupun waktu.
"Akibatnya, pekerjaan pencatatan pada lembar kerja sering terjadi kesalahan. Hal ini menyebabkan pengambilan keputusan menjadi buruk. Tanpa arsip, tidak mungkin pula seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap," ujarnya.
Jadi, pengelolaan dokumen kontrak pada Dinas PUTR sering mengalami kendala, karena kegiatan kearsipannya masih menggunakan sistem manual (konvensional) yaitu mendata arsip dengan cara menuliskannya secara manual pada buku (paper base).
"Ini permasalahan yang kerap muncul pada bidang sekretariat Dinas PUTR. Pencarian arsip masih lambat. Kita selalu kesulitan melakukan pencarian dokumen kontrak yang dibutuhkan karena masih manual," ucap Richi.
Berbagai permasalahan pun kerap timbul dari sistem manual ini. Volume arsip yang kian menumpuk, bisa mengakibatkan dokumen kontrak hilang dan juga rusak. Sangat sulit menemukan kembali arsip dari lokasi simpannya, karena mengandalkan daftar arsip secara manual.
"Padahal, arsip merupakan sumber informasi dan sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi suatu organisasi. Kearsipan ini sangat dibutuhkan, karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu instansi," ucap Richi.
Richi berharap, proyek perubahan miliknya itu dapat mewujudkan tersedianya data base berbasis teknologi pada dokumen kontrak, tertatanya pengelolaan dokumen kontrak menurut jenis kegiatan, sumber pendanaan dan tahun anggaran pada dinas tersebut.
"Selain itu, juga meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui penyediaan informasi publik yang dapat di akses oleh stakeholder juga masyarakat secara online, lewat aplikasi barcode (QR Code) melalui SmartPhone," kata Richi.
Penerapan aplikasi ini, kata dia, juga akan memudahkan dan efisiensi bagi Inspektorat, BPKP, kejaksaan, pihak Kepolisian untuk melihat dan menyimpan data kontrak berbasis teknologi informasi kontrak barcode.
Bagi dirinya sendiri, kata Richi, penerapan aplikasi barcode itu dapat meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dalam pengarsipan dokumen kontrak secara elektronik, mempermudah pencarian arsip dokumen kontrak.
"Jelas, hal ini akan memudahkan pelaksanakan pekerjaan serta meningkatkan kinerja dalam pencapaian tugas, pokok dan fungsi saya sebagai pembantu kepala dinas," katanya. *
Berita Terkait
BPJamsostek Solok Luncurkan Aplikasi "SALINGKA"
Jumat, 22 Maret 2024 12:10 Wib
Gelegar maksi: PLN siapkan hadiah ratusan kuta untuk pengguna aktif PLN Mobile
Selasa, 5 Maret 2024 11:15 Wib
Wujudkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi, Disdikbud Pessel gelar sosialisasi pelatihan penerapan Aplikasi SRIKANDI
Kamis, 29 Februari 2024 11:02 Wib
Ingkatkan pelayanan, Pemkot Padang Panjang kembangkan aplikasi retribusi sampah
Rabu, 28 Februari 2024 12:09 Wib
KPU: Penghitungan suara di Papua Selatan gunakan Sirekap dan manual
Selasa, 13 Februari 2024 15:42 Wib
Bawaslu Bukittinggi maksimalkan Aplikasi Siwaslu awasi Pemilu 2024
Selasa, 30 Januari 2024 14:20 Wib
Tryout UTBK SNBT 2024 Ruangguru, disiapkan untuk para siswa menghadapi ujian PTN
Jumat, 19 Januari 2024 0:10 Wib
Kadis Kominfo Wendi : implementasi aplikasi terus dimasifkan
Rabu, 17 Januari 2024 9:57 Wib