Sekretaris Daerah Kabupaten Solok, Aswirman di Arosuka, Senin, mengatakan pengetahuan kearsipan perlu ditingkatkan mengingat pentingnya arsip bagi perencanaan dan penyelenggaraan administrasi negara.
"OPD harus mampu memahami apa itu jadwal retensi arsip (JRA), karena merupakan pedoman dalam pengelolaan perencanaan arsip," ujarnya.
Ia menyebutkan hasil penilaian penyelenggaraan kearsipan organisasi perangkat daerah di lingkup pemerintah daerah saat ini sebagian besar bernilai kurang atau kategori buruk, kondisi tersebut perlu diperbaiki secara bersama-sama.
"Kita harus mempunyai jadwal retensi arsip (JRA) sebagai pedoman untuk penyimpanan, pemindahan, pemusnahan atau dipermanenkan arsip yang akan diserahkan kepada lembaga kearsipan daerah," ujarnya.
Ia berharap dengan adanya bimtek ini Kabupaten Solok menjadi mudah menyusun arsip karena mempunyai JRA, selama ini proses penyusunan arsip sangat sulit sekali dilakukan karena tidak adanya JRA.
Fungsi arsip sangat penting sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan dan pengelolaan pemerintahan, karena itu harus segera punya JRA.
"OPD harus menentukan sendiri berapa lama sebenarnya ia harus menyimpan arsipnya sebelum ditentukan nasib akhirnya," ujarnya.
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Zulkisar, mengatakan jadwal resensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan atau retensi, juga berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan sebagai pedoman.
Tujuan kegiatan bimtek ini meningkatkan pengetahuan dan pemahaman sekretaris perangkat daerah di lingkungan pemda tentang jadwal retensi arsip (JRA) dan sebagai pedoman oleh pengelola arsip dalam penetapan suatu jenis arsip.
"Apakah arsip tersebut perlu dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan serta dalam penyusutan dan penyelamatan arsip," ujarnya. (*)
